Black Week: Bist du bereit für die Reise des Jahres? 🚀
Die Black Week steht vor der Tür – die aufregendste Zeit des Jahres für Onlinehändler! Es ist, als ob du dich auf eine große Reise vorbereitest, bei der alles stimmen muss: die Planung, das Gepäck und die Route. Wie bei jeder wichtigen Reise lohnt es sich, vorher genau zu checken, ob alles bereit ist, damit du unterwegs nicht ins Schwitzen kommst!
Hier sind drei wichtige Schritte, um deine Black Week reisebereit zu machen: Ein Blick in die Vergangenheit (was wir aus dem letzten Jahr lernen können), ein Fokus auf die Gegenwart (was aktuell vorbereitet werden muss) und ein Plan für die Zukunft (was du erwarten und vorbereiten kannst).
1. Ein Blick in die Vergangenheit – Lernen aus vergangenen Black Weeks 📅
Eine gute Vorbereitung beginnt damit, dass wir uns die letzte Reise ansehen: Was ist gut gelaufen, was nicht? Was können wir aus dem letzten Jahr lernen, um uns jetzt optimal vorzubereiten?
- Welche Betrugsversuche gab es?
- Fragen: Gab es letztes Jahr besondere Betrugsmuster, die überraschend aufgetreten sind? Beispielsweise gestohlene Kreditkarteninformationen oder ungewöhnlich hohe Bestellungen? Wurden im Nachgang deine Reklamations-Regeln ausgenutzt?
- Tipp: Falls du keine genauen Zahlen hast, überlege, einfache Statistiken zu sammeln – etwa die Anzahl der Betrugsfälle in der Black Week oder die durchschnittliche Chargeback-Rate. Das hilft, Trends zu erkennen und sie zu nutzen.
- Bedenke: Es benötigt nicht immer ein ganzes Data Team, um einen Überblick zu haben. Du bist der Owner deines Geschäfts und kennst dein Geschäft am besten. Besorg dir ein Excel Sheet, füge deine Daten ein und beginne zu analysieren oder hole dir erfahrene Hilfe.
- Zahlarten und Transaktionsverhalten: Welche Zahlungsmethoden wurden am häufigsten genutzt? Gibt es spezifische Muster, auf die du vorbereitet sein solltest? Hat dir eine bestimmte Zahlmethode größere Probleme bereitet als andere und für welche Zahlmethode gibt es welche Voraussetzungen / Einschränkungen seitens deines Zahlungsanbieters?
- Produktgruppen: Welche Artikel liefen besonders gut? Gibt es Muster in den Produktkategorien, die eine stärkere Überwachung erfordern?
- Personalplanung: Hat die Personalverteilung funktioniert? Gab es unerwartete Engpässe? Diese Punkte sollten dieses Jahr rechtzeitig optimiert werden.
- Erfolgsanalyse: War der letztjährige Gewinn hoch genug, um mögliche Verluste durch Betrug auszugleichen? Wurde der Netto-Gewinn nach Abzug der Verluste errechnet?
Es ist, als würdest du dir Fotos und Notizen aus vergangenen Reisen ansehen, um herauszufinden, was dieses Mal anders laufen sollte. Stell dir Fragen wie: „Haben wir das letzte Mal alles eingepackt? Waren wir pünktlich? Welche kleinen Tipps hätten uns das Leben erleichtert?“
2. Ein Blick in die Gegenwart – Die letzten Vorbereitungen treffen🧳
Nun geht es darum, sicherzustellen, dass du alles in deinem Koffer hast, was du brauchst. Diese Phase ist die „Packliste“ für die Black Week, bei der du überprüfst, ob alles da ist und gut organisiert ist.
- Teams aufstellen: Sind alle kritischen Teammitglieder für die Black Week verfügbar? Stelle sicher, dass der Kundenservice, das Logistikteam, das Performance- und das Fraud-Team gut besetzt sind. In größeren Unternehmen sollten bestimmte Teams besondere Aufgaben oder Eskalationspläne haben, um bei Bedarf effizient reagieren zu können. Detaillierte Zuständigkeiten helfen, schnell zu agieren, wenn es darauf ankommt.
- System-Check und Regeln: Sind deine Fraud-Monitoring-Regeln und Transaktionsüberwachungen auf dem neuesten Stand? Überprüfe, ob die richtigen Alerts gesetzt sind, um verdächtige Aktivitäten sofort zu erkennen.
- Technik-Tipp: Stresstests für deine Systeme sind gerade vor solchen Hochzeiten extrem wichtig, um zu vermeiden, dass deine Shopsysteme unter der Last einbrechen.
- Aktionspläne und Eskalationspfade: Sind alle Teams auf mögliche Szenarien vorbereitet? Gibt es klare Anweisungen, was im Falle eines Betrugsverdachts zu tun ist? Ein klarer Plan hilft, sofort zu reagieren.
- Partnerschaften und Dienstleister: Stelle sicher, dass alle relevanten Dienstleister – wie Payment Service Provider (PSPs) und Versanddienstleister – informiert und auf die höheren Transaktionsvolumen vorbereitet sind. Gibt es direkte dritte Ansprechpartner für Notfälle?
- Kommunikation mit Kunden: Sind die Kunden auf verlängerte Lieferzeiten und hohe Nachfrage eingestellt? Eine transparente Kommunikation kann den Druck auf den Kundenservice mindern und kann Nicht-Betrugs-Rückbuchungen reduzieren.
Diese Phase ist wie das Durchgehen einer Packliste kurz vor dem Abflug: „Sind die Pässe da? Haben wir die Reiseapotheke eingepackt? Fehlt noch etwas Essenzielles?“ Mit einer guten Checkliste stellst du sicher, dass du wirklich alles dabei hast.
3. Ein Blick in die Zukunft – Die Route planen und Szenarien vorbereiten ☔
Jetzt, da du aus der Vergangenheit gelernt und die aktuellen Vorbereitungen getroffen hast, geht es darum, mögliche Zukunftsszenarien zu durchdenken. Wie bei jeder Reise gibt es Unvorhergesehenes, und eine gute Planung sorgt dafür, dass du auch darauf vorbereitet bist.
- Trends und Kundenverhalten: Welche Verkaufstrends sind für 2024 relevant? Gibt es neuartige Betrugsmethoden, auf die du besonders achten solltest? Sei auf das vorbereitet, was du aktuell schon an Veränderungen beobachten kannst. Durchforste Branchenanalysen und -Reports, um auf einen möglichen Ansturm bestimmter Produktgruppen vorbereitet zu sein. Nutze hierbei auch spezifische Quellen oder Datenbanken, die besonders zuverlässig sind. Branchenberichte oder vertrauenswürdige Analysten können wertvolle Einblicke geben und helfen, Trends gut zu prognostizieren.
- Verkaufsreports: Studiere beispielsweise Berichte der EHI, Statista, des Handelsverbands oder ähnliche, um dich über das Kaufverhalten 2024 zu erkunden.
- Beispiel: Viele Quellen sprechen von einem weiterhin hohen Konsum-Anteil im Bereich Fashion und Unterhaltungselektronik.
- Profi-Tipp: Konzentriere dich auf alles, was hochwertig, leicht transportierbar und ohen großen Aufwand weiterverkauft werden kann, um mögliche Betrugspotenziale zu erkennen.
- Risikomanagement: Entwickle „Was-wäre-wenn“-Szenarien für mögliche Schwierigkeiten – z.B. einen Anstieg von Retouren, plötzliche Engpässe oder neue Betrugstrends. Welche Maßnahmen kannst du schon jetzt vorbereiten?
- Beispiel: Wenn sich plötzlich viele Retouren anhäufen, sind klare Prozesse notwendig. Gibt es ein festgelegtes Retourenmanagement-Team? Welche schnellen Entscheidungen sind notwendig?
- Personalausfall vorbereiten: Was, wenn wichtige Mitarbeitende ausfallen? Hast du Ersatzpläne oder Schulungen, damit auch andere Teammitglieder einschreiten können?
- Rückbuchungen und Chargebacks: Plane schon jetzt für eine potenziell höhere Chargeback-Rate in den Wochen nach der Black Week. So bleibst du entspannt, wenn die Anfragen steigen. Überprüfe zudem, wie hoch deine, bzw. die Toleranzen deiner Service-Partner in puncto Chargeback-Raten sind.
- Notfallpläne: Sind Standard-Templates und Notfallpläne vorbereitet, um schnell auf das Unerwartete reagieren zu können? Welche Person welcher Abteilung ist wann erreichbar, bzw. abrufbereit? Zu welchen Stoßzeiten sollten Mitarbeitende verfügbar sein und müssen ggf. Spätschichten organisiert werden?
Dieser Abschnitt ist wie das Überprüfen des Wetters und der Routenvorhersage. Du kannst das Wetter nicht ändern, aber du kannst Regenschirme einpacken und frühzeitig alternative Wege einplanen. Was auch immer kommt, du bist bereit, flexibel zu reagieren.
Jetzt ist die Zeit, um deine Reiseplanung abzuschließen ✅
Die Black Week ist wie eine aufregende Reise, auf die sich dein Unternehmen das ganze Jahr vorbereitet. Die letzten Tage vor dem Start sind entscheidend – nutze sie, um alle Details zu klären und so sicherzustellen, dass du gut vorbereitet in die Hochsaison gehst.
Denke daran: Jeder gute Trip beginnt mit Planung. Welche Punkte fehlen noch in deinem „Koffer“ für die Black Week? Teile deine Gedanken oder Fragen gerne in den Kommentaren!